Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informujemy Państwa o zasadach przetwarzania danych osobowych przez NET4ZERO Sp. z o.o.
1.Administrator danych
2.Cele i podstawy prawne przetwarzania
Państwa dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
- Prowadzenie korespondencji biznesowej i odpowiadanie na zapytania — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora polegający na utrzymaniu kontaktu z partnerami biznesowymi)
- Zawieranie i realizacja umów — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem)
- Realizacja obowiązków prawnych ciążących na administratorze (np. wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych, archiwizacja dokumentów) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO
- Marketing własnych usług kierowany do podmiotów biznesowych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes); w przypadku komunikacji elektronicznej — na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną)
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO
3.Kategorie przetwarzanych danych
W ramach prowadzonej działalności możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko/funkcja
- dane dotyczące reprezentowanego podmiotu: nazwa firmy, NIP, REGON, adres, dane rejestrowe
- dane korespondencyjne: treść wiadomości, dokumentów, ofert, zamówień
- dane finansowe niezbędne do realizacji umów (numer rachunku bankowego — wyłącznie w przypadku zawarcia umowy)
4.Źródło pozyskania danych
Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa (np. w toku korespondencji, podczas rozmów handlowych, przy zawieraniu umów) lub z publicznie dostępnych źródeł (Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, strony internetowe, rejestry branżowe).
5.Odbiorcy danych
Państwa dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
- podmiotom świadczącym usługi IT, hostingu, poczty elektronicznej, narzędzi CRM oraz narzędzi do komunikacji marketingowej
- podmiotom świadczącym usługi księgowe, audytorskie i prawne
- partnerom biznesowym — w zakresie niezbędnym do realizacji wspólnych projektów (po uprzednim zawarciu odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych, jeśli wymagane)
- operatorom systemów płatności i bankom
- organom państwowym i samorządowym — w przypadkach i w zakresie określonym przepisami prawa
6.Przekazywanie danych do państw trzecich
W zakresie korzystania z usług dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), Państwa dane mogą być przekazywane do państw trzecich. W takich przypadkach przekazywanie odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmów zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych zgodnie z RODO — w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (SCC) lub na podstawie decyzji Komisji o adekwatności poziomu ochrony.
7.Okres przechowywania danych
Państwa dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów dla których zostały zebrane:
- Dane korespondencyjne — do 3 lat od zakończenia korespondencji
- Dane związane z realizacją umów — przez okres trwania umowy oraz po jej zakończeniu zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku)
- Dane przetwarzane w celach marketingowych — do momentu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody
- Dane do celów dochodzenia lub obrony roszczeń — do upływu okresów przedawnienia roszczeń (zgodnie z Kodeksem cywilnym)
8.Prawa osoby, której dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:
- Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO)
- Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO)
- Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") (art. 17 RODO)
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
- Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych — w szczególności w przypadku przetwarzania w oparciu o uzasadniony interes administratora oraz w celach marketingowych (art. 21 RODO)
- Prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie — w przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na jej podstawie (art. 7 ust. 3 RODO); cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem
Realizacja powyższych praw odbywa się poprzez kontakt z administratorem na adres podany w punkcie 1.
9.Prawo skargi do organu nadzorczego
10.Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne. W przypadkach, w których przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy, podanie danych jest warunkiem jej zawarcia — brak podania danych może uniemożliwić nawiązanie współpracy lub realizację Państwa zapytania.
11.Profilowanie i automatyczne decyzje
Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na Państwa.
12.Kontakt w sprawach RODO
Niniejszy dokument stanowi realizację obowiązku informacyjnego zgodnie z art. 13 i 14 RODO. Aktualna wersja klauzuli jest dostępna pod adresem net4zero.pl/rodo. NET4ZERO zastrzega prawo do aktualizacji niniejszej klauzuli — w przypadku istotnych zmian poinformujemy Państwa odrębnie.
Data ostatniej aktualizacji: 5 maja 2026